データの履歴が課題発見の大きな手掛かりになることがあります。これも実際の現場の管理者からいただいたリクエストですが、「商品XXの〇月の販売見込数量がどのような経過で変更登録されて行ったかの履歴を一覧したい。」それができれば「登録した販売見込数量が、なぜ短期間のうちに変動したか」を調べ、「その時期その商品に存在していた予想外のリスク=不確実性を見出したり、商談上の問題点を発見できる…」というわけです。
このように履歴情報は課題･問題点発見の貴重なヒントになりますが、エクセルでは煩雑にファイル名を変えて保存する以外、データの変更履歴を残す方法がありません。しかもこれだと、経過を理解するのに複数のエクセルファイルを見比べざるを得ず、手間ばかりかかってしまいます。
Changeitの場合、｢販売予算計画実績｣集計メニューの｢商品×予算見込実績<売上数量>｣の集計画面の各商品の月別の予定(販売見込)数量欄をクリックすると、その商品の指定月の売上見込がどんな経過で変更されてきたのか履歴が一覧できます。逆にこの一覧を、ワンクリックでエクセル表に書き出し、資料とすることもできます。
つまり
Changeitでは、一旦登録されたデータはすべて残され、必要に応じて時系列から参照、振り返えることができます。ちなみにデータベースを安心して運用するには確実なバックアップが不可欠です。
Changeitでは、月毎のフルバックアップ、週毎の差分バックアップ、そして日々の増分バックアップが自動保存され、人手を介さずにデータの安定性･データセキュリティを高めています。
これとは別に、誰(どのID)が何時、どのパソコンからどんな操作(データの登録や閲覧やエクセル出力等の)操作を行ったといった操作履歴も記録し、1日分づつテキストファイルとして自動保存しています。通常これを使うことはありませんが、データの漏洩や改竄といった不測の事態が発生した時はトレーサビリティの拠り所として、
クライシスマネジメントを支えます。当然こうした仕組みは、漏洩や改竄といった事態の予防にも貢献します。
履歴は問題点を発見する宝の山であり、同時にセキュリティを支える大きな柱、｢シンプルだけと安定性が高い…｣を支えるポイントです。過去の
経過をタイムリーに分析することで、未来のリスクを察知する。これが戦略経営の第一歩ではないでしょうか。